ZUGFeRD - Mehr Effektivität in der Finanzbuchhaltung?

Sparen Sie mit ZUGFeRD im Durchschnitt 60% der Aufwände für die Rechnungsverarbeitung (9,27 € pro Rechnung).

Hinter dem Begriff ZUGFeRD verbirgt sich das Akronym für Zentraler User Guide (ZUG) des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Dabei handelt es sich um eine einheitliche Spezifikation für elektronische Rechnungen in Form einer spezifischen PDF/A-Datei.

Das Rechnungsformat ermöglicht das standardisierte Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen. Eine bis dato übliche OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) zwecks Extraktion der Rechnungsdaten kann somit langfristig entfallen.

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ZUGReRD-Integration in noeske webdms

noeske invoice mit ZUGFeRD-Schnittstelle

noeske netsolutions hat die ZUGFeRD-Schnittstelle vollständig in das Zusatzmodul noeske invoice (Eingangsrechnungslösung), seiner modularen DMS-Webapplikation noeske webdms, integriert.  

Alle Eingangsrechnungen im ZUGFeRD Format werden aus dem dafür vorgesehenen E-Mail-Postfach abgeholt (per POP oder IMAP Protokoll). Die in das PDF/A-3 Format (siehe Wikipedia.org PDF/A) eingebetteten XML-Beschrei-bungsdateien werden ausgelesen und die benötigten Rechnungsdaten wie Lieferant, Rechnungsnummer, Mehrwertsteuer und Beträge entnommen. Das Ergebnis entspricht einer vollautomatischen Inhaltserkennung und Datenextraktion per wesentlich aufwändigerer OCR-Lösung (ebenfalls realisierbar per Fremdmodul noeske xtractor).

Anschließend wird die Eingangsrechnung zunächst revisionssicher (den gesetzlichen Vorgaben entsprechend) in der DMS-Webapplikation archiviert. Danach werden die erhaltenen Rechnungsdaten auf Plausibilität überprüft und auch die Einhaltung von § 14 UStG wird durch entsprechende Methoden sichergestellt.

Im Anschluss wird die Eingangsrechnungsprüfung gestartet (unter Nutzung der Geschäftsprozess-Funktionalitäten des Grundmoduls noeske workflow) und Rechnungen, die die Plausibilitätsprüfung nicht bestanden haben, werden der Buchhaltung in einem speziellen Workflow zur Nachbearbeitung vorgelegt. Auch ein automatischer Rückversand an den Aussteller ist im System vorgesehen.
Danach durchlaufen die Eingangsrechnungen im Workflow die Kontierung, sowie eine fachliche Prüfung und Freigabe und werden anschließend als kompletter Buchungsdatensatz an die Finanzbuchhaltung übergeben (per Standard-Schnittstelle noeske connect).

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