noeske invoice (Modul)

Eingangsrechnungen leicht gemacht

noeske invoice ist ein webbasierter Eingangsrechnungsworkflow, der Web 2.0 Technologien einsetzt. Er stellt standortübergreifend gesicherte Prüfabläufe, Vollständigkeitskontrolle und Skontofristüberwachung bereit.

Hierzu sind keine Installationen auf einem Arbeitsplatzrechner notwendig. Er integriert sich nahtlos in Ihr internes Unternehmensportal. XML-Beschreibungsdateien ermöglichen die Definition komplexer Workflows. Hierdurch kann die Konfiguration der Workflowprozesse individuell an die Unternehmensbedürfnisse angepasst werden.

Alle Komponenten sind änderbar und können durch eigene Funktionen ergänzt werden. Die Zeit proprietärer und anfälliger Scriptprogrammierungen ist vorbei.

Alle Eingangsrechnungen befinden sich immer revisionssicher im zentralen Archiv. Zur Prüfung und Bearbeitung im Webbrowser werden lediglich Referenzen (logische Kopien) vorgelegt. Eine Veränderung der Originalrechnungen ist in keinem Stadium möglich. Als Ergebnis der Rechnungsprüfung wird ein Importdatensatz für ein beliebiges FiBu-System erzeugt.

Mögliche Workflow-Prozesse

Workflow-Knoten "Klassifizierung"

Die Eingangsrechnungen können zentral oder dezentral gescannt und verschlagwortet (klassifiziert) werden. Zur Verschlagwortung kann: 

  • eine Software zur intelligenten, automatischen Verarbeitung von Rechnungen vorgeschaltet werden,
  • die Erfassung aus dem Eingangsrechnungsbuch der FiBu übernommen werden, oder
  • manuell die Indizierung von Rechnungen angestoßen werden.

Die Rechnungen können automatisiert eine Paginiernummer zur lückenlosen Vollständigkeitskontrolle erhalten. Nach der manuellen oder automatisierten Klassifizierung stehen die Rechnungen in den vorgesehen Workflowknoten zur Bearbeitung bereit.

Workflow-Knoten "Fachliche Prüfung"

In der fachlichen Prüfung kontrolliert (in der Regel) der Besteller die sachliche Richtigkeit der Rechnungsstellung. Eine teil- oder vollständig automatisierte Prüfung anhand von Bestelldaten kann hier eingerichtet werden.  Vorgesehen ist hier eine Kontierung mit Konten/Kostenstellen/Kostenträger. Nahtlos in den Prozess integriert ist eine erweiterte Signatur, die auf „Knopfdruck“ erfolgt. So wird jeder Prüfschritt mit einer Unterschrift verifiziert.

Workflow-Knoten "Freigabe"

Hier erfolgt die Freigabe der Rechnung ggf. nach dem Vieraugenprinzip. Es kommt die erweiterte Signatur per „Knopfdruck“ zum Einsatz. Nach der Freigabe kann ein automatisiertes Verbuchen in der jeweils eingesetzten FiBu erfolgen.

Für alle berechtigten Mitarbeiter stehen die zu prüfenden Rechnungen jederzeit im Webclient zur Ansicht bereit. Umfangreiche konfigurierbare Reportingfunktionen sowie der Export der Daten nach Excel® stehen im Standard zur Verfügung.

Formularbasierte Kostenverrechnung

Ein optionales Modul zur internen Leistungsverrechnung ermöglicht formularbasierend die Kostenverrechnung z.B. zwischen Tochtergesellschaften einer Holding. Hierbei wird gleichzeitig mit der internen Rechnung die  dazugehörige Belastung generiert und die Buchungsdatensätze für beide Mandanten bereitgestellt. Die hohen Aufwendungen, die für solche Lösungen im Rahmen eingesetzter ERP Systeme einkalkuliert werden müssen, entfallen.

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Ihre Vorteile

  • Webbasierte Eingangsrechnungslösung
  • Standortübergreifende Prüfung eingehender Rechnungen
  • Workflow als XML-Schema konfigurierbar
  • Automatische Kontierung und Verbuchung
  • Revisionssicher, Unterschriften nach 4-Augen-Prinzip

Downloads

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Broschüre noeske invoice