Archivierung... ein umfangreiches Thema.

Ohne Frage ein ordentliches Archiv, bis die Sucherei losgeht! Dass es auch anders funktioniert, zeigen wir Ihnen gerne.

Nachteile der Archivierung auf Papier:

• höherer Platzbedarf
• Kopierkosten
• manueller Bearbeitungsaufwand
• Gefahr von Informationsverlust
• Ablagestand ist nie aktuell
• hohe Zugriffszeiten
• zentraler Ablageort

Vorteile der digitalen Archivierung:

• geringer Platzbedarf
• blitzschneller Dokumentenzugriff
• gleichzeitige Dokumenteneinsicht
• kurze Transportwege
• automatisierte Ablage
• standardisierte Arbeitsabläufe

Volumenvergleich bei der Ablage:

Papierarchiv

1 Leitz-Ordner
= ca. 500 Dokumente

1 Regalmeter
= 12 Leitz-Ordner (á 8 cm) = 6.000 Dokumente

6 Regalmeter übereinander möglich,
bei Zugriffshühe 1,80 m

6 Regalmeter
= 70 Leitz-Ordner = 35.000 Dokumente

Elektronisches Archiv mit ELO

1 Dokument
= 50 KB (gescannt im Standardformat TIFF G4)

1 CD-ROM
= 650 MB = 13.000 Dokumente = 26 Leitz-Ordner

1 WORM
= 5,2 GB = 100.000 Dokumente = 200 Leitz-Ordner

Festplattensystem mit 50 GB
= 1 Mio. Dokumente = 2.000 Leitz-Ordner
= 166 Regalmeter = 27 lfd. Meter Regal

Rechenbare Nutzenpotenziale

3% aller Akten gehen verloren. Im Durchschnitt kostet es 100,-€ eine verlorene Akte wieder herzustellen.

Quelle: The Essential Client/Server Survival Guide

Durchschnittlich wird jedes Dokument 5 mal kopiert.

Quelle: IDC

Dokumenten-Missmanagement kostet 40-60% der Arbeitszeit der Büroarbeiter, 20% bis 45% der Gehaltskosten und 12 bis 15 % des Unternehmens-
umsatzes.

Quelle: Gartner

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