Definition: DMS (EMC)

Was ist ein Dokumentenmanagement-System?

Der im deutschen Sprachgebrauch gängige Begriff Dokumentenmanagement wird in letzter Zeit häufig durch den englischen Begriff Enterprise Content Management (ECM) ersetzt. Der internationale Verband für Enterprise Content Management AIIM definiert ECM (DMS) folgendermaßen:

"Enterprise Content Management umfasst die Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten im ganzen Unternehmen. DMS oder ECM führen alle Daten auf einer digitalen Plattform zusammen. Damit steht DMS für die sichere Erfassung, Ordnung, Bearbeitung und Aufbewahrung aller digitalisierten Dokumente. Jedem Mitarbeiter eines Unternehmens stehen die für ihn wichtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung. So werden Dokumente strukturiert archiviert, schnell gefunden und können zeitnah bearbeitet werden. Ein simultaner Zugriff unterschiedlicher Nutzer ist gewährleistet."

Dabei kann das DMS innerhalb eines Unternehmens unterschiedlich eingesetzt werden. Der Umgang mit Dokumenten kann beispielsweise organisationsweit, aber auch abteilungs- oder standortbezogen definiert sein. Während einige Unternehmen das DMS nur intern einsetzen, nutzen andere es auch zur Einbindung von Zulieferern und Kunden, insbesondere bei der Projektsteuerung.

Darüber hinaus sorgt DMS für die Erfüllung von Compliance Anforderungen bei digitalen Geschäftsprozessen. Aufbewahrungs- und Löschfristen bei Dokumenten wie Rechnungen und Personalakten werden elektronisch geregelt (Revisionssicherheit), Fristen und Zugriffsberechtigungen werden automatisch überwacht. Mittels automatischer Wandlung in PDF/A bietet DMS die Gewähr für langfristige Lesbarkeit von Dokumenten.

Ein professionelles DMS hat unterschiedliche Ausbaustufen und ist daher für Unternehmen unterschiedlichster Größen geeignet.

Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems

  • Elektronische Akten sind immer und überall verfügbar
  • Elektronische Akten bieten Compliance Conformität
  • Revisionssicherheit
  • Fehlervermeidung bei immer wieder kehrenden Aufgaben / Prozessen (Workflow)
  • Reduzierung der Suchzeiten
  • Senkung der Papierkosten
  • Senkung der Druck- und Zustellkosten
  • Einsparung von Archivräumen
  • Senkung der Mitarbeiterkosten